In der Kanzlei liegen die sensibelsten Daten Deiner Mandanten - und die höchsten Erwartungen an Vertraulichkeit. Wir sind der IT-Dienstleister, der Deine DATEV- und Kanzlei-Umgebung stabil betreibt, Mandantendaten sicher und sauber getrennt hält und die Anforderungen aus DSGVO und Berufsrecht technisch erfüllt.
Was Kanzleien von uns bekommen
- Stabile Kanzlei-IT: Wir betreiben Hardware, Server, Netzwerk und die Umgebung rund um DATEV und Deine Kanzleisoftware - damit zum Fristende nichts hakt.
- Mandanten sicher getrennt: Saubere Zugriffsrechte und Trennung, sodass jeder nur sieht, was er sehen darf - Grundlage für DSGVO und Verschwiegenheit. Umgesetzt über Identity Security und Privileged Access.
- Schutz auf Kanzlei-Niveau: MFA, EDR, Firewall und getestetes Backup - Datenverlust oder ein Leak wäre für eine Kanzlei existenzbedrohend.
- DSGVO & Berufsrecht: Wir setzen die technischen Maßnahmen für Datenschutz und Vertraulichkeit um und liefern audit-fähige Dokumentation.
Und wenn es effizienter werden soll
Der Mandanten-Belegfluss ist der große Zeitfresser - Belege einsammeln, zuordnen, verarbeiten. Wie sich das automatisieren lässt, zeigt unsere Automatisierung für Buchhaltungsbüros.
Häufige Fragen
Arbeitet Ihr mit DATEV zusammen? Ja. Wir betreiben die Umgebung rund um DATEV stabil und sicher und koordinieren bei Bedarf mit dem DATEV-Support - Du hast eine Anlaufstelle.
Wie stellt Ihr die Mandantentrennung sicher? Mit sauberen Zugriffsrechten, getrennten Bereichen und protokolliertem Zugriff - technische Grundlage für DSGVO und die berufsrechtliche Verschwiegenheit.
Was passiert bei einem Ausfall zum Fristende? Dem beugen wir vor: Monitoring meldet Probleme früh, getestete Backups und, wo nötig, Redundanz sichern ab. Im Ernstfall reagieren wir im Rahmen unseres SLA.
Bekommen wir BAFA-Förderung? Ja - wir sind BAFA-gelistet. 50 % Bezuschussung auf Beratungs-Mandate. Antrag und Abrechnung übernehmen wir.
Was kostet IT-Betreuung für eine Kanzlei mit 15 Mitarbeitern? Managed IT startet bei 59 € pro Arbeitsplatz und Monat, bei 15 Arbeitsplätzen also rund 885 € im Monat. Darin stecken Helpdesk, Monitoring, Backup und die laufende Betreuung der Umgebung. Einmalige Projekte wie eine DATEV-Umstellung oder der Aufbau einer Verfahrensdokumentation werden separat kalkuliert.
Betreiben wir DATEV besser lokal oder im DATEV-Rechenzentrum? Das hängt davon ab, wie Ihr arbeitet. Wird viel aus dem Homeoffice und über mehrere Standorte gearbeitet, spricht einiges für die Rechenzentrums-Variante, weil Verfügbarkeit und Wartung dort nicht an Deiner Hardware hängen. Bei einer eingespielten lokalen Installation mit funktionierender Peripherie ist ein Wechsel oft mehr Aufwand als Nutzen - wir rechnen das durch, statt pauschal in die Cloud zu raten.
Wie bekommen Mandanten ihre Belege sicher zu uns - reicht E-Mail? E-Mail ist dafür der schlechteste Weg: unverschlüsselt, unstrukturiert und im Postfach kaum wiederauffindbar. Sinnvoll ist ein Belegportal, in das der Mandant selbst hochlädt und aus dem die Belege direkt in die Verarbeitung laufen. Das spart nicht nur das Nachfassen, es macht den Zugriff auch nachvollziehbar - was Du im Zweifel belegen können musst.
Dürfen unsere Mitarbeiter aus dem Homeoffice auf Mandantendaten zugreifen? Ja, wenn der Zugriff technisch sauber abgesichert ist: verschlüsselte Verbindung, Mehr-Faktor-Anmeldung und Arbeiten auf dem Kanzleisystem statt lokaler Kopien auf dem privaten Rechner. Entscheidend ist, dass keine Mandantendaten auf Geräten liegen bleiben, über die Du keine Kontrolle hast. Wir setzen das so auf, dass die berufsrechtliche Verschwiegenheit technisch nicht unterlaufen wird.
Braucht Ihr als IT-Dienstleister Zugriff auf unsere Mandantendaten? Auf die Systeme ja, auf die Inhalte nein. Wir arbeiten mit den geringstmöglichen Rechten, protokollieren administrative Zugriffe und regeln das über einen Auftragsverarbeitungsvertrag samt Verschwiegenheitsverpflichtung unserer Mitarbeiter. Wenn für eine Störung doch einmal ein Blick in einen Datenbestand nötig ist, passiert das angekündigt und dokumentiert.
Was passiert bei einem Verschlüsselungsangriff kurz vor dem Abgabetermin? Deshalb liegen die Sicherungen unveränderbar vor, sodass ein Angreifer mit Administratorrechten sie nicht mitlöschen kann, und wir testen die Wiederherstellung regelmäßig. Im Ernstfall zählt, wie schnell die Kanzlei wieder arbeitsfähig ist - nicht, wie gut das Backup auf dem Papier aussieht. Parallel gehört der Meldeweg für den Datenschutzvorfall vorbereitet, damit die Fristen nicht im Chaos untergehen.
Wie lange müssen wir Mandantenunterlagen digital vorhalten? Maßgeblich sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die Anforderungen der GoBD: unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Praktisch heißt das, dass ein normales Backup nicht als Archiv taugt - Sicherung und revisionssichere Ablage sind zwei verschiedene Dinge. Wir trennen beides sauber.
Wir haben zwei Kanzleistandorte - lässt sich die IT zusammenführen? Ja, über eine gekoppelte Standortverbindung mit gemeinsamer Datenhaltung und einem Helpdesk für beide Häuser. Wichtig ist, die Mandantentrennung und die Zugriffsrechte beim Zusammenlegen nicht zu verwässern - gerade wenn beide Standorte historisch unterschiedlich gewachsen sind. Das räumen wir vor der Zusammenführung auf, nicht danach.
Fallen wir als Kanzlei unter NIS2? Direkt in aller Regel nicht - Steuerberatung und Buchhaltung stehen nicht in den NIS2-Sektoren, und die meisten Kanzleien liegen unter den Schwellen. Was Dich eher trifft, sind Anforderungen aus dem Berufsrecht und von größeren Mandanten, die Nachweise über Deine IT-Sicherheit sehen wollen. Wir setzen die Maßnahmen um und dokumentieren sie prüffest; eine Zertifizierung selbst nimmt immer eine akkreditierte Stelle vor.
Wie läuft ein Wechsel vom bisherigen IT-Dienstleister mitten im Jahr? Nicht in der Deklarations- oder Jahresabschluss-Spitze. Vorher nehmen wir den Bestand auf - Server, DATEV-Installation, Lizenzen, Zugänge und den tatsächlichen Backup-Stand - und übernehmen dann Schritt für Schritt. Der kritische Punkt ist die geordnete Übergabe der Administratorzugänge; die klären wir vor dem Termin, nicht am Tag danach.
Lohnt sich ersetzendes Scannen unseres Papierarchivs? Meistens ja, aber nur mit sauberem Verfahren: Ohne dokumentierten Ablauf und ohne revisionssichere Ablage darfst Du das Papier nicht guten Gewissens vernichten. Wir richten Scanstrecke und Archiv technisch ein und liefern die Dokumentation dazu; die abschließende Bewertung, was tatsächlich vernichtet werden darf, bleibt in Deiner berufsrechtlichen Verantwortung.
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