Automatisierung für Buchhaltungsbüros - mehr Mandanten pro Kopf

Ja. Wir richten die Erfassung und Weiterverarbeitung so ein, dass sie in Deinen DATEV-Workflow passt - der Belegfluss davor ist meist der größte Hebel.

Ja. Wir richten mandantenfähige Trennung mit sauberen Zugriffsrechten ein - Voraussetzung für DSGVO und Berufsrecht. Jeder sieht nur, was er sehen darf.

Idealerweise über einen einfachen Belegeingang (z. B. Upload oder App), den wir mit einrichten - das ist der größte Effizienzgewinn. Aber auch klassische Kanäle lassen sich automatisiert verarbeiten.

Der Beratungs- und Einführungsanteil ist häufig BAFA-förderfähig (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr). Den Antrag übernehmen wir.

Das läuft im Prozessautomatisierungs-Abo: unter 10 Büromitarbeitern 2.000 EUR im Monat, unter 25 Büromitarbeitern 3.500 EUR im Monat, ab 25 individuell. In einer Kanzlei zählen praktisch alle Mitarbeiter als Büromitarbeiter - dafür ist die Zahl der betreuten Mandanten für den Preis egal.

Es hängt weniger an der Zahl der Mandanten als am Belegvolumen und daran, wie viel Zeit heute ins Einsammeln und Abtippen geht. Bei einer sehr kleinen Kanzlei mit überschaubarem Belegstrom sagen wir offen, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Sobald Deine Leute regelmäßig Belegen hinterhertelefonieren, ist der Punkt erreicht.

Wir starten mit einer Handvoll Mandanten, meist denen mit dem größten Belegvolumen, und lassen den bisherigen Weg parallel laufen. Erst wenn der neue Belegfluss sauber läuft, kommen die nächsten dazu. An Deinen Monats- und Quartalsabschlüssen rühren wir dabei nicht.

Nein. Wir setzen davor an, beim Einsammeln, Erfassen und Zuordnen der Belege, denn dort liegt der größte Hebel. DATEV bleibt Dein Verarbeitungsweg, die Belege kommen nur sauber vorbereitet und vollständig dort an.

Über technische Mandantentrennung, Zugriffsrechte, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Hosting in der EU oder bei Dir im Haus. Wir dokumentieren nachvollziehbar, wer worauf zugreifen kann. Die berufsrechtliche Bewertung selbst bleibt bei Dir und Deiner Kammer - wir setzen um und dokumentieren, wir bescheinigen nichts.

In der EU oder direkt bei Dir, je nachdem, was Du willst. In einer US-Cloud betreiben wir nichts, wenn dort Mandantendaten hineinlaufen würden. Aufbewahrung, Löschfristen und Zugriffsrechte legen wir gemeinsam fest und halten sie schriftlich fest.

Ja. Der Belegeingang läuft im Auftritt Deiner Kanzlei, nicht unter unserem Namen - für Deine Mandanten ist es Dein Portal. Uns bekommen die Mandanten dabei gar nicht zu sehen.

Die gibt es immer, und die bleiben möglich: Papier wird gescannt und läuft dann durch dieselbe automatische Erfassung. Der Unterschied ist, dass dieser Weg für Dich teurer bleibt als der digitale. Viele Kanzleien nutzen genau das als Argument, um Mandanten schrittweise umzugewöhnen.

Nur dort, wo Regeln nicht ausreichen, etwa beim Auslesen unstrukturierter Belege. Dann laufen Modelle in der EU oder bei Dir im Haus, und Deine Daten werden nicht als Trainingsmaterial verwendet. Wo klare Regeln reichen, sind Regeln die bessere Wahl, weil sie nachvollziehbar und stabil bleiben.

Unsere Reaktionszeit liegt unter 2 Stunden*. Zusätzlich bauen wir die Abläufe so, dass ein Ausfall der Automatik keine Frist reißt: Der manuelle Weg bleibt jederzeit möglich, er macht nur mehr Arbeit.

Die Automatisierungen, die Dokumentation und alle Daten gehören Dir. Wir bauen auf offenen Systemen auf, damit Du sie mit eigenen Leuten oder einem anderen Dienstleister weiterbetreiben kannst.