Dokumenten-Automatisierung - erkennen, auslesen, ablegen

Bei sauberen Belegen sehr zuverlässig. Für kritische Werte bauen wir eine kurze Freigabe ein: Die Automatik erfasst vor, ein Mensch bestätigt. So kombinierst Du Tempo mit Kontrolle - und die Erkennung wird mit der Zeit besser.

Ja. Scans, Foto-PDFs und digitale PDFs werden gleichermaßen verarbeitet. Entscheidend ist eine halbwegs lesbare Vorlage - bei sehr schlechten Scans hilft ein besserer Scan-Workflow, den wir mit einrichten.

Dort, wo Du sie brauchst: im ERP, in der Buchhaltung, im Dokumentenmanagement. Wir hosten DSGVO-konform und legen Aufbewahrung und Zugriffsrechte gemeinsam fest.

Teils. Klassifizierung und Extraktion nutzen KI dort, wo Dokumente unstrukturiert sind. Wo klare Regeln reichen, setzen wir auf Regeln - stabil und nachvollziehbar. DSGVO-konform in beiden Fällen.

Das läuft im Prozessautomatisierungs-Abo: unter 10 Büromitarbeitern 2.000 EUR im Monat, unter 25 Büromitarbeitern 3.500 EUR im Monat, ab 25 individuell. Abgerechnet wird nicht pro Dokument oder Seite, egal wie viel Post bei Dir hereinkommt.

Wir starten mit einem Dokumententyp, meist Eingangsrechnungen, weil Volumen und Struktur dort am klarsten sind. Der läuft schnell, danach kommen weitere Typen dazu. Der zeitfressende Teil ist selten die Technik, sondern die Klärung, wo was landen soll und wer freigibt.

Wenn täglich nur eine Handvoll Belege anfällt, ist der Einrichtungsaufwand schwer zu rechtfertigen, und das sagen wir Dir dann auch. Sinnvoll wird es, sobald jemand einen nennenswerten Teil seiner Woche mit Ablegen, Suchen und Abtippen verbringt. Im Abo zählt ohnehin die Summe aller Prozesse, nicht der einzelne.

In der Regel nicht. Wir binden an, was Du hast, und ergänzen nur, was fehlt. Einen Wechsel schlagen wir vor, wenn Dein System weder Schnittstelle noch anderen Weg hinein bietet - und sagen dann offen, dass das ein eigenes Vorhaben ist und kein Nebenbei.

Fast jeder aktuelle Netzwerk-Scanner oder das Multifunktionsgerät im Flur reicht, wenn er in einen überwachten Ordner oder per Mail ablegen kann. Wichtiger als das Gerät ist ein sauberer Scan-Ablauf: gerade eingelegt, passende Auflösung, ein Dokument je Vorgang.

Handschrift ist die ehrliche Grenze der automatischen Erkennung. Druckschrift und einzelne Zahlen gehen oft, verbundene Handschrift ist unzuverlässig. Der bessere Weg ist meist, den Vermerk gar nicht mehr auf Papier zu machen, sondern die Freigabe direkt im System - dann ist sie auch nachvollziehbar.

Eine moderne Erkennung sucht Felder inhaltlich und nicht an fester Position, deshalb überstehen die meisten Layoutwechsel den Alltag unbemerkt. Wo die Erkennung doch aussteigt, fällt das im Prüfschritt auf und wird nachjustiert. Das gehört zum Betrieb und kostet nicht extra.

Solche Sendungen nimmt man bewusst aus dem automatischen Ablauf heraus. Wir definieren mit Dir, was gar nicht erst geöffnet und gescannt wird, und richten für Personalunterlagen eine getrennte Ablage mit eigenen Zugriffsrechten ein. In mitbestimmten Betrieben gehört der Betriebsrat früh mit an den Tisch.

Beim ersetzenden Scannen kommt es auf den nachvollziehbar dokumentierten Ablauf an, und genau den richten wir ein und beschreiben ihn. Ob Du das Papier danach vernichten kannst, entscheidest Du mit Deinem Steuerberater. Wir sind Umsetzer und Dokumentierer, nicht die Stelle, die das prüft oder bescheinigt.

Dann wird die Regel angepasst, ohne neues Angebot und ohne Projektaufschlag. Genau das ist der Punkt am Abo: Automatisierungen, deren Änderung jedes Mal extra kostet, werden irgendwann nicht mehr angepasst, sondern umgangen.

Ja. Die Dokumente liegen in Deinem System und in gängigen Formaten, nicht in einem Format, das nur wir lesen können. Regeln und Konfiguration bekommst Du dokumentiert dazu, sodass ein anderer Dienstleister nahtlos weitermachen kann.