Rechnungs- & Belegautomatisierung - vom Angebot bis zur Mahnung

Ja. Wir setzen die Erfassung, Ablage und Verbuchung revisionssicher und GoBD-konform auf - mit nachvollziehbarem Belegfluss und unveränderbarer Archivierung. Die konkrete Ausgestaltung stimmen wir mit Dir und Deiner Steuerberatung ab.

Ja. Strukturierte E-Rechnungen lassen sich sogar besser automatisieren als PDF oder Papier, weil die Daten schon maschinenlesbar sind. Wir richten Empfang und Verarbeitung passend ein.

So weit Du willst. Üblich ist: Mahnstufen und Texte sind hinterlegt und laufen automatisch, kritische Fälle gehen vorher über eine kurze Freigabe. Du bestimmst, wo die Automatik endet und der Mensch entscheidet.

In der Regel ja. Wir binden an ERPNext, Odoo oder Deine Buchhaltung an und synchronisieren die Belege - ohne dass Du Dein System wechseln musst.

Sie läuft über das Automatisierungs-Abo: 2.000 EUR im Monat bei unter 10 Büromitarbeitern, 3.500 EUR bei unter 25, ab 25 Mitarbeitern individuell. Darin reichst Du so viele Prozesse ein, wie Du willst - der Rechnungsweg ist meist nur der erste. Der Beratungs- und Einführungsanteil ist häufig BAFA-förderfähig, bis 50 % und Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr.

Eine einzelne Strecke wie die OCR-Erfassung der Eingangsrechnungen ist oft in wenigen Wochen produktiv. Den Rest bauen wir Schritt für Schritt daneben, statt alles auf einen Stichtag zu legen. So prüfst Du jede Strecke im echten Betrieb, bevor die nächste kommt.

Bei strukturierten E-Rechnungen wird gar nichts geraten, weil die Daten maschinenlesbar in der Datei stehen. Bei PDF und Scan hängt es an der Belegqualität, wird aber mit jedem Lieferanten besser, weil sich Layouts wiederholen. Felder, bei denen die Erkennung unsicher ist, gehen zur Prüfung an einen Menschen, statt still falsch gebucht zu werden.

Er wird korrigiert, und zwar als nachvollziehbare Korrektur statt als stilles Überschreiben. Genau das verlangt die GoBD auch: Jede Änderung bleibt mit Zeitpunkt und Verursacher sichtbar. Danach schärfen wir die Regel nach, damit derselbe Fall nicht wiederkommt.

Ja. Wir dokumentieren, wie Belege in Dein System kommen, wie sie erfasst, geprüft, gebucht und archiviert werden und wer was freigeben darf. Das ist der Teil, nach dem in einer Prüfung typischerweise gefragt wird. Ob die Beschreibung in Deinem Fall vollständig ist, stimmst Du mit Deiner Steuerberatung ab.

Wir richten die Ablage so ein, dass Belege über die gesamte Aufbewahrungsfrist unveränderbar, lesbar und auffindbar bleiben, mit Protokoll über Zugriffe und Änderungen. Welche Frist für welchen Belegtyp gilt, legt Deine Steuerberatung fest - wir setzen es technisch um und sorgen dafür, dass niemand versehentlich etwas löscht.

Nein. Wir automatisieren Erfassung, Prüfung, Kontierung und die Vorbereitung der Freigabe. Die Auslösung der Zahlung bleibt bei Dir und in Deinem Banking-Prozess, mit dem Vier-Augen-Prinzip, das Du festlegst.

Ja, das ist eher die Regel als die Ausnahme. Kontenrahmen, Belegfluss, Export und Übergabeformate stimmen wir direkt mit Deiner Steuerberatung ab, damit am Monatsende nichts nachgearbeitet werden muss. Die steuerliche Bewertung bleibt bei ihr, die technische Umsetzung bei uns.

Nicht, wenn Du das nicht willst. Belege enthalten Kunden-, Preis- und Bankdaten, deshalb setzen wir auf souveräne Verarbeitung mit EU-Hosting oder on-premise. Welcher Weg für Dich passt, klären wir vor der Einrichtung und halten es im Auftragsverarbeitungsvertrag fest.

Bei einer Handvoll Belegen im Monat lohnt die Rechnungsstrecke für sich allein selten - das sagen wir dann auch. Sobald mehrere Freigeber, wiederkehrende Lieferanten und regelmäßiges Mahnen dazukommen, trägt sie sich schnell. Im Abo rechnet sie sich ohnehin früher, weil dieselbe Grundlage für weitere Prozesse genutzt wird.

Sie laufen in Deinen Systemen und bleiben dort, inklusive Dokumentation und hinterlegter Regeln. Wir bauen bewusst nichts, das nur mit uns funktioniert. Für Weiterentwicklung und Nachschärfen brauchst Du dann jemanden - der erreichte Stand gehört aber Dir.