Buchhaltungs-Automatisierung - weniger Abtippen, mehr Übersicht

Ja, wenn sie richtig aufgesetzt ist: revisionssichere Ablage, nachvollziehbare Verarbeitung, unveränderbare Belege. Genau das richten wir ein - inklusive Verfahrensdokumentation.

Ja. Wir richten den Export so ein, wie Dein Steuerberater ihn braucht (z. B. DATEV), sodass die Übergabe ohne manuelles Zusammensuchen läuft.

Nicht zwingend. Oft erweitern und verbinden wir Deine vorhandene Software. Wo etwas fehlt, ergänzen wir es - vom OCR-Eingang bis zum Bankabgleich.

Der Beratungs- und Einführungsanteil ist häufig BAFA-förderfähig (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr). Den Antrag übernehmen wir.

Die Buchhaltungs-Automatisierung ist Teil des Prozessautomatisierungs-Abos: 2.000 EUR im Monat bei unter 10 Büromitarbeitern, 3.500 EUR im Monat bei unter 25, ab 25 individuell. Es gibt keine Abrechnung pro Beleg und keinen Aufpreis für den nächsten Prozess. Du reichst ein, wir automatisieren.

Wir fangen mit einem Belegtyp an, meist Eingangsrechnungen, weil dort Volumen und Regeln am klarsten sind. Der läuft schnell, danach kommen Bankabgleich, Mahnwesen und der Rest dazu. Ein Big Bang über die gesamte Buchhaltung ist weder nötig noch klug, weil sich Fehler dann nirgends mehr eingrenzen lassen.

Bei einer Handvoll Belege im Monat ist der Einrichtungsaufwand kaum zu rechtfertigen, und das sagen wir Dir dann auch. Interessant wird es, sobald regelmäßig Zeit in Abtippen, Suchen und Nachfassen geht. Im Abo zählt ohnehin die Summe aller eingereichten Prozesse, nicht die Rechnung für den einzelnen.

Beides, abhängig vom Risiko. Wiederkehrende Belege mit klaren Regeln laufen durch, alles Ungewöhnliche landet als Vorschlag in einer kurzen Freigabe. Sonderfälle bleiben bewusst beim Menschen, denn eine Automatik, die rät, ist schlimmer als eine, die nachfragt.

Zahlungen bleiben bei Dir. Wir automatisieren die Vorbereitung bis zur fertigen Zahlungsliste und den Abgleich der Eingänge, die Freigabe der Zahlung selbst macht ein Mensch mit den entsprechenden Rechten. Das ist keine technische Grenze, sondern eine bewusst gesetzte.

Ja, und die sind sogar der einfachere Fall: Die Daten kommen maschinenlesbar mit, es muss nichts erkannt werden. Wo Lieferanten weiter PDF oder Papier schicken, läuft die OCR-Strecke parallel. Beide Wege enden in derselben geprüften Buchung.

Für die Abläufe, die wir einrichten, dokumentieren wir nachvollziehbar, wie Belege verarbeitet, geprüft und abgelegt werden. Wir sind dabei Umsetzer und Dokumentierer, nicht Prüfer. Ob das Ergebnis Deinen steuerlichen Anforderungen genügt, bewertet Dein Steuerberater, nicht wir.

Ja. Was wegfällt, ist das Abtippen und Zusammensuchen, nicht das Beurteilen. Deine Buchhaltung prüft, entscheidet Zweifelsfälle und behält den Überblick - und schafft das in derselben Zeit für deutlich mehr Vorgänge.

Belege enthalten personenbezogene Daten, deshalb läuft die Verarbeitung DSGVO-konform in der EU oder bei Dir im Haus. Wo klare Regeln reichen, nutzen wir Regeln statt KI, weil das stabiler, nachvollziehbarer und datensparsamer ist. Wo KI sinnvoll ist, kommen Modelle zum Einsatz, die Deine Daten nicht als Trainingsmaterial verwenden.

Dann passen wir die Regeln an, das ist im Abo enthalten und kein neues Projekt. Prozesse ändern sich ständig. Ein Modell, bei dem jede Änderung neu beauftragt und bezahlt werden muss, führt nur dazu, dass Automatisierungen veralten und irgendwann von Hand umgangen werden.

Die Automatisierungen gehören Dir, samt Regeln, Dokumentation und Daten. Wir bauen auf offenen Systemen wie ERPNext oder Odoo auf, damit Du sie mit eigenen Leuten oder einem anderen Dienstleister weiterbetreiben kannst.