Prozessanalyse - erst verstehen, dann automatisieren

Nur so viel, wie nötig ist, um den Ablauf zu verstehen. Wir arbeiten vertraulich, unterschreiben bei Bedarf eine Geheimhaltung und schauen gezielt auf die Prozesse, um die es geht - nicht auf alles.

Dann sagen wir das klar. Manche Abläufe sind zu selten oder zu variabel, um sich zu automatisieren. Ehrliche Einschätzung ist der Sinn der Analyse - Du sollst nicht in ein teures Projekt laufen, das sich nicht rechnet.

Ein einzelner Ablauf ist oft in wenigen Tagen aufgenommen und bewertet. Größere, abteilungsübergreifende Prozesse dauern länger. Den Umfang legen wir vorab gemeinsam fest.

Häufig ja - als Beratungsleistung bis 50 % (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr). Als gelisteter Berater übernehmen wir den Antrag.

Sie steckt im Automatisierungs-Abo: 2.000 EUR im Monat bei unter 10 Büromitarbeitern, 3.500 EUR bei unter 25, ab 25 Mitarbeitern individuell. Darin analysieren, bauen und betreiben wir so viele Prozesse, wie Du einreichst. Willst Du zunächst nur die Analyse, geht das als eigenständige Beratung - dann greift die BAFA-Förderung.

Vor allem die Menschen, die den Ablauf täglich machen, nicht nur die Leitung - die kennt oft nur die Handbuch-Version. Pro Person sind das meist ein bis zwei Gesprächsstunden. Die Aufbereitung danach machen wir, nicht Dein Team.

Nein, und es ist ausdrücklich nicht nötig, vorher Unterlagen aufzuhübschen. Wenn es Formulare, Excel-Listen oder alte Doku gibt, schauen wir hinein. Wir starten aber beim realen Ablauf, inklusive der Umwege, die nirgends aufgeschrieben sind.

Eine Darstellung des Ist-Ablaufs mit markierten Schwachstellen und eine priorisierte Liste der Automatisierungs-Kandidaten, jeweils mit Aufwand, Nutzen und Empfehlung. Das Ergebnis gehört Dir und bleibt brauchbar, auch wenn Du damit zu jemand anderem gehst.

Ja. Die Analyse verpflichtet Dich zu nichts. Ihr Zweck ist genau, eine Entscheidungsgrundlage zu schaffen - auch für die Entscheidung, es zu lassen.

Das ist der Normalfall und einer der wertvollsten Funde überhaupt. Wir schreiben beide Varianten auf und machen den Unterschied sichtbar, statt ihn wegzuglätten. Oft ist genau diese Lücke der Grund, warum es hakt.

Ja. Ein großer Teil der Zeitfresser ist organisatorisch: unklare Zuständigkeiten, Freigaben, die auf eine einzelne Person warten, Doppelabstimmungen. Wo eine Änderung in der Organisation reicht, empfehlen wir die - und keine Software.

Nein - wir bewerten Abläufe, nicht Personen, und messen keine individuellen Bearbeitungszeiten. Wo ein Betriebsrat existiert, empfehlen wir, ihn früh einzubinden; die Unterlagen dafür liefern wir. Ohne Vertrauen der Beteiligten bekommst Du ohnehin nur die Schönwetter-Version des Prozesses zu hören.

Oft gerade dann. Häufig fehlt nicht das System, sondern es laufen Abläufe daran vorbei: Excel-Nebenspuren, Freigaben per Mail, Zahlen, die zweimal erfasst werden. Die Analyse zeigt, was Dein ERPNext, Odoo oder anderes System längst könnte und wo wirklich etwas fehlt.

Meist nicht. Für die Aufnahme reichen Gespräche, ergänzt um einen Blick über die Schulter oder eine Bildschirmfreigabe. Eigene Zugänge brauchen wir erst für die Umsetzung, und dann personengebunden, mit den nötigsten Rechten und dokumentiert.

Die Analyse bewertet: Wo hakt es, was lohnt sich, in welcher Reihenfolge. Die Prozessdokumentation hält den Ablauf dauerhaft fest, damit er übergabefähig und schulbar bleibt. Die Analyse ist ein Blick mit Empfehlung, die Dokumentation ein Artefakt, das gepflegt wird.