Prozessdokumentation - Abläufe sichtbar und übergabefähig

Genau deshalb übernehmen wir das Aufnehmen und In-Form-Bringen. Dein Team liefert das Wissen im Gespräch, wir machen daraus die Dokumentation. Und wir richten die Pflege so leicht ein, dass sie im Alltag machbar bleibt.

Ja. Beide verlangen dokumentierte Prozesse und Verantwortlichkeiten. Unsere Prozessdokumentation ist so aufgebaut, dass sie im Audit trägt - und gleichzeitig im Alltag nützt.

Dort, wo Du es pflegen kannst - Wiki, Dokumentenmanagement oder direkt im ERP. Wir setzen auf offene, souveräne Werkzeuge statt auf ein weiteres teures Speziallizenz-Tool.

Ein dokumentierter Prozess ist die Voraussetzung, ihn sauber zu automatisieren. Was nicht klar beschrieben ist, lässt sich nicht verlässlich einer Maschine übergeben.

Sie ist Teil des Automatisierungs-Abos: 2.000 EUR im Monat bei unter 10 Büromitarbeitern, 3.500 EUR bei unter 25, ab 25 Mitarbeitern individuell. Du reichst so viele Prozesse ein, wie Du willst - und jeder davon wird dokumentiert, nicht nur automatisiert.

Der Beratungsanteil ist häufig BAFA-förderfähig, bis 50 % und Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr. Den Antrag übernehmen wir als gelisteter Berater.

Ein einzelner Ablauf ist meist in wenigen Tagen beschrieben, ein ganzer Bereich braucht Wochen. Wir fangen dabei nicht alphabetisch an, sondern bei den Prozessen, deren Ausfall am meisten weh tut: Auftragsannahme, Rechnungsstellung, alles mit Kopf-Monopol.

Nein. Wir sind Umsetzer und Dokumentierer, nicht Zertifizierer - das Zertifikat erteilt eine akkreditierte Zertifizierungsstelle, die unabhängig von uns prüft. Wir sorgen dafür, dass die Unterlagen im Audit tragen, und begleiten Dich durch den Weg dorthin.

Ja. Sie liegt in Deinen Systemen und in offenen Formaten, nicht auf einer Plattform von uns. Beim Abo-Ende nimmst Du alles mit und kannst es selbst weiterpflegen oder jemand anderem übergeben.

So detailliert, dass eine neue Kollegin den Ablauf ohne Rückfragen ausführen kann - und keinen Schritt detaillierter. Doku mit einem Screenshot für jeden Klick veraltet am schnellsten und wird deshalb als Erstes ignoriert.

Deshalb trennen wir Stabiles von Flüchtigem: Zweck, Verantwortliche, Schnittstellen und Entscheidungspunkte ändern sich selten, konkrete Klickwege dagegen oft. Das Stabile bildet den Kern, das Flüchtige hängt als leicht austauschbarer Teil daran. Zusätzlich legen wir fest, wer bei einer Änderung nachzieht.

Nur wenn es sein muss. Zuerst prüfen wir, was noch stimmt - oft ist mehr brauchbar als gedacht, es liegt nur verstreut und uneinheitlich herum. Das Brauchbare überführen wir in eine einheitliche Form und ergänzen die Lücken, statt alles wegzuwerfen.

Ja, und das halten wir für Pflicht: was die Automatisierung tut, welche Systeme sie berührt, was passiert, wenn sie ausfällt, und wer sie ändern darf. Sonst ersetzt Du ein Kopf-Monopol im Team nur durch ein Kopf-Monopol beim Dienstleister.

KI hilft uns beim Aufbereiten und Vereinheitlichen, der Inhalt kommt aber aus Gesprächen mit Deinem Team und wird von uns geprüft, bevor er bei Dir landet. Wo Inhalte vertraulich sind, läuft die Verarbeitung über souveräne Modelle mit EU-Hosting oder on-premise, nicht über US-Cloud-Dienste.

Die Verfahrensdokumentation ist der steuerlich geforderte Ausschnitt: Sie beschreibt, wie steuerrelevante Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Wir bauen die Prozessdokumentation so auf, dass sich dieser Teil sauber daraus ableiten lässt. Die abschließende Bewertung, ob sie für Deinen Betrieb ausreicht, gehört zu Deiner Steuerberatung.