Knowledge-Management-Automatisierung - Wissen auf Abruf

Es baut darauf auf. Knowledge Management ist der Anwendungsfall Firmenwissen: den Assistenten gezielt auf Handbücher, Prozesse und Doku ausrichten und die Pflege verankern. Die Technik dahinter sind unsere Assistenzsysteme.

Nein, außer Du willst es ausdrücklich. Standard ist souveräne KI: Open-Source-Modelle on-premise oder im EU-Rechenzentrum. Dein Wissen bleibt bei Dir.

Wir binden die lebenden Quellen an und richten die Pflege so ein, dass Aktualisierungen einfach nachziehbar sind. Der Assistent antwortet aus dem aktuellen Stand, mit Quellenangabe.

Der Beratungs- und Einführungsanteil ist häufig BAFA-förderfähig (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr). Den Antrag übernehmen wir.

Knowledge Management läuft im Prozessautomatisierungs-Abo zum monatlichen Festpreis: unter 10 Büromitarbeitenden 2.000 EUR, unter 25 sind es 3.500 EUR, ab 25 kalkulieren wir individuell. Aufbau, Anbindung der Quellen und Betrieb sind enthalten - Du zahlst nicht pro Frage oder pro Nutzer.

Wenn die Dokumente halbwegs geordnet vorliegen, ist eine erste nutzbare Version oft in wenigen Wochen da. Länger dauert es, wenn Wissen erst gesammelt und veraltete Stände aussortiert werden müssen - das ist meist die eigentliche Arbeit. Wir starten deshalb mit einem klar abgegrenzten Bereich statt mit dem gesamten Firmenwissen.

Dann ist der Assistent nicht der erste Schritt. Ein Assistent auf schlechter Doku gibt schlechte Antworten - genau wie ein schlecht automatisierter Prozess einfach ein schneller schlechter Prozess ist. Wir fangen in dem Fall mit der Prozessdokumentation an und machen das Wissen erst abrufbar, wenn es etwas taugt.

Das Risiko besteht bei jedem Sprachmodell. Wir begrenzen es, indem der Assistent nur aus Deinen freigegebenen Dokumenten antwortet, jede Antwort ihre Quelle nennt und er auch sagen darf, dass er etwas nicht weiß. Bei rechtlich oder sicherheitsrelevanten Fragen bleibt trotzdem der Blick eines Menschen Pflicht.

Das steuerst Du über Rechte, genau wie bei Deinen Dateiablagen. Personalunterlagen, Kalkulationen oder Verträge gehören nicht in denselben Topf wie Arbeitsanweisungen. Wir klären die Zugriffsrechte pro Wissensbereich, bevor wir Quellen anbinden.

Üblich sind Dateiablagen, Wikis, Handbücher, PDF-Dokumentation und Inhalte aus ERP oder Ticketsystem, etwa gelöste Fälle aus dem Support. Wo eine Schnittstelle fehlt, bauen wir sie. Entscheidend ist weniger das Format als die Frage, welche Quelle gilt, wenn zwei Dokumente sich widersprechen.

Das holt kein System automatisch heraus. In der Praxis funktioniert es so, dass wir mit den häufigsten Fragen anfangen und die Antworten erfahrener Kollegen einmal sauber festhalten - danach muss sie niemand mehr zum zwanzigsten Mal geben. Was oft gefragt und nirgends dokumentiert ist, zeigen die Anfragen an den Assistenten von selbst.

Nein. Einrichtung, Anbindung und Betrieb übernehmen wir, bei Störungen melden wir uns in unter 2 Stunden* zurück. Im Haus braucht es pro Wissensbereich jemanden, der fachlich entscheidet, was gilt und was veraltet ist - diese Entscheidung kann kein Dienstleister treffen.

Ja, sobald in den Dokumenten personenbezogene Daten stehen, und das ist praktisch immer der Fall. Den Vertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit ab und dokumentieren, wo welche Daten verarbeitet werden. Im Standard-Setup mit Modellen im eigenen Haus oder im EU-Rechenzentrum verlassen Deine Dokumente den kontrollierten Bereich ohnehin nicht.

Wenn es einen gibt, ist das früh sinnvoll. Auswertbar wird schnell auch, wer was wie oft fragt, und das kann mitbestimmungsrelevant sein. Wir legen offen, welche Nutzungsdaten anfallen, und begrenzen die Auswertung auf das Nötige - die rechtliche Bewertung trifft Dein Betrieb.

Ja. Die Dokumente sind ohnehin Deine, und was wir aufbauen - Aufbereitung, Anbindungen, Konfiguration - gehört Dir samt Dokumentation. Das Abo ist monatlich kündbar, beim Ausstieg übergeben wir Zugänge und Aufbau.