Hausverwaltung heißt: viele Objekte, viele Mieter, viele Dokumente - und eine Verwaltungssoftware, die einfach laufen muss. Wir sind der IT-Dienstleister, der Deine Systeme stabil hält, Mieter- und Eigentümerdaten DSGVO-konform schützt und Standorte wie Homeoffice sicher anbindet. Damit Du Objekte verwaltest, statt Dich um IT zu kümmern.
Was Immobilienverwaltungen von uns bekommen
- Verwaltungssoftware im stabilen Betrieb: Wir betreuen Hardware, Betriebssystem, Backup und Schnittstellen rund um Deine Verwaltungssoftware - die Software-Verträge bleiben bei Deinem Anbieter, wir sorgen dafür, dass drumherum alles läuft.
- Mieterdaten DSGVO-konform: Personenbezogene Daten sind Euer Alltag - wir setzen Datenschutz technisch sauber um: Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, sichere Ablage.
- Standorte & Homeoffice: Sichere Anbindung mehrerer Büros und mobiler Arbeit über Netzwerk & Infrastruktur und Managed Workplace - überall dieselbe, sichere Umgebung.
- Schutz vor Ausfall & Angriff: Getestetes Backup, Firewall und Basis-Security - ein Verwaltungsstillstand ist teuer und vermeidbar.
Und wenn es effizienter werden soll
Viel Verwaltungsroutine lässt sich automatisieren - Mieteranfragen, Nebenkostenbelege, Instandhaltungs-Tickets. Wie das konkret aussieht, zeigt unsere Automatisierung für Immobilienverwalter.
Häufige Fragen
Übernehmt Ihr unsere Verwaltungssoftware? Wir betreuen Hardware, Betriebssystem, Backup und Schnittstellen. Die Software selbst bleibt bei Deinem Hersteller-Vertrag; bei Störungen koordinieren wir mit dem Anbieter, sodass Du eine Anlaufstelle hast.
Wie schützt Ihr Mieter- und Eigentümerdaten? Mit technischen Maßnahmen nach DSGVO: Zugriffsrechte, Verschlüsselung, sichere Ablage, geregelte Löschung. Wir hosten in der EU oder on-premise.
Können mehrere Standorte sicher zusammenarbeiten? Ja - über sichere Standortkopplung und einheitliche Arbeitsplätze. Homeoffice inklusive, ohne Sicherheitslücken.
Bekommen wir BAFA-Förderung? Ja - wir sind BAFA-gelistet. 50 % Bezuschussung auf Beratungs-Mandate. Antrag und Abrechnung übernehmen wir.
Was kostet IT-Betreuung für eine Hausverwaltung mit 15 Mitarbeitern? Managed IT beginnt bei 59 € pro Arbeitsplatz und Monat, bei 15 Plätzen also rund 885 € monatlich - inklusive Helpdesk, Monitoring, Patch-Management und Backup. Was darüber hinausgeht, etwa eine Software-Migration oder eine Server-Erneuerung, kalkulieren wir getrennt und vorher.
Wie schnell seid Ihr da, wenn die Verwaltungssoftware im Abrechnungslauf steht? Reaktionszeit unter 2 Stunden in den Geschäftszeiten. In der Abrechnungsphase priorisieren wir Verwaltungssoftware und Buchhaltung, weil dort Fristen hängen und nicht nur Komfort.
Wie schützt Ihr uns vor gefälschten Handwerkerrechnungen und geänderten Bankverbindungen? Das ist in Verwaltungen ein reales Schadensmuster: eine Mail mit angeblich neuer IBAN, und der Zahllauf geht ins Leere. Technisch setzen wir bei der Prüfung des Mail-Absenders an, kennzeichnen externe Nachrichten sichtbar und richten Freigaben im Banking nach dem Vier-Augen-Prinzip ein. Den Prozess dahinter legen wir gemeinsam mit Deiner Buchhaltung fest.
Können wir Eigentümerversammlungen hybrid oder online durchführen? Technisch ja - wir richten Konferenztechnik, Ton und den Zugang für zugeschaltete Eigentümer so ein, dass es auch in einem Gemeinderaum funktioniert. Ob und in welcher Form Deine Gemeinschaft das darf, hängt am Beschluss und an der Rechtslage. Das klärst Du mit Beirat oder Anwalt, wir liefern die Technik.
Wie erfüllen wir die Aufbewahrungspflicht für Belege und die Beschluss-Sammlung? Über ein revisionssicheres Archiv: Belege werden unveränderbar abgelegt, Zugriffe protokolliert, Aufbewahrungsfristen sind hinterlegt. So kannst Du einem Eigentümer auch die Belegeinsicht digital geben, statt Ordner durch die Gegend zu fahren.
Laufen die Schnittstellen zu Messdienstleistern wie Techem, ista oder Minol stabil? Der Datenaustausch für Heizkosten- und Verbrauchsabrechnung läuft über die Import-Schnittstellen Deiner Verwaltungssoftware. Wir überwachen, dass die Übertragungen durchgehen, und melden Abbrüche früh - gerade bei der unterjährigen Verbrauchsinformation, wo regelmäßig Daten fließen müssen.
Betreut Ihr auch unser Mieter- und Eigentümerportal? Ja, auf der Betriebsseite: Erreichbarkeit, Zertifikate, Anmeldung und der Datenfluss zwischen Portal und Verwaltungssoftware. Der Vertrag mit dem Portalanbieter bleibt bei Dir, Störungen klären wir direkt mit ihm.
Wir wechseln die Verwaltungssoftware - übernehmt Ihr die Datenmigration? Wir begleiten sie technisch: Export aus dem Altsystem anstoßen, Daten prüfen, Testlauf fahren, Bestände abgleichen. Das Import-Werkzeug und die fachliche Datenhoheit liegen beim neuen Anbieter - wir sorgen dafür, dass die Umgebung passt und nichts unbemerkt verloren geht.
Wie richten wir den Havarie-Notdienst außerhalb der Bürozeiten ein? Über die Telefonie: eine feste Notdienstnummer, zeitgesteuerte Weiterleitung auf die diensthabende Person oder den beauftragten Dienstleister, und eine Ansage für alles, was bis zum nächsten Werktag warten kann. So landet ein Wasserrohrbruch nicht auf demselben Anrufbeantworter wie eine Nebenkostenfrage.
Ein Mieter verlangt Auskunft über seine gespeicherten Daten - wie liefern wir die? Voraussetzung ist, dass Du weißt, wo die Daten überhaupt liegen: Verwaltungssoftware, Postfach, Archiv, Portal. Wir dokumentieren diese Systeme, sorgen für Exportmöglichkeiten und schließen mit allen Dienstleistern die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge. Dann lässt sich eine Auskunft in überschaubarer Zeit zusammenstellen.
Können wir den IT-Dienstleister wechseln, ohne dass die Abrechnung liegen bleibt? Ja - und wir legen den Wechsel bewusst nicht in die Abrechnungs- oder Versammlungssaison. Erst Bestandsaufnahme, dann paralleler Aufbau, dann Umschaltung. Dein bisheriger Dienstleister bleibt bis zum Cut-over an Bord.
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