IT für Facility Management - CAFM stabil, Mobile sauber, Compliance fest

Für FM-Dienstleister + Gebäudereinigung + Hausmeister-Service 15-200 MA · CAFM · Mobile Mitarbeiter · NIS2

CAFM zickt, Mobile Mitarbeiter sind offline, der Auftraggeber verlangt ISO 27001 - und niemand hat einen Plan. Wir haben ihn.

planon · FAMOS · INFOR EAM · NIS2 (KRITIS-Liegenschaften) · Festpreis ab 59 €/AP/Mo

📅 Erstberatung buchen · Domain Self-Check starten

Erkennst Du Deinen FM-Alltag wieder?

• CAFM-Software (planon, FAMOS, INFOR EAM, archibus, Wave) zickt
• Mobile Mitarbeiter mit Tablets brechen ab - Auftragsdisposition unklar
• Kunden-Self-Service-Portal fehlt → Eskalations-Mails statt Tickets
• Smart-Building-IoT + Energie-Monitoring ungelöst, keine Anbindung
• Subunternehmer-Datenaustausch chaotisch
• NIS2 trifft Dich - wenn Du KRITIS-Liegenschaften betreust (und die meisten wissen es nicht)

Was wir für Facility Management machen

CAFM-Betrieb + Stabilisierung

Wir betreuen Hardware + OS + Backup + Schnittstellen für planon, FAMOS, INFOR EAM. Software-Vertrag bleibt beim Hersteller - wir koordinieren Incidents direkt.

Mobile Mitarbeiter

MDM + Container-Apps + Remote-Wipe. Tour-Disposition digital, offline-fähig, mit Sync. Kein Mitarbeiter, der auf dem Weg zur nächsten Liegenschaft den Auftrag nicht hat.

Smart-Building + IoT

IoT-Plattform-Anbindung (BACnet, KNX, Smart Metering) + Datenaufbereitung Richtung CAFM oder Energie-Dashboard. Smart-Building-Sensorik, die tatsächlich in die Betriebsplanung fließt.

NIS2 für KRITIS-Liegenschaften

Wenn Du Betrieb oder Reinigung für KRITIS-Liegenschaften (Krankenhäuser, Rechenzentren, Energieversorger) machst: NIS2 trifft Dich als Lieferkette. Wir machen Quick-Check + Roadmap.

Compliance für Facility Management

Referenz-Cases

Echte, freigegebene Kundenprojekte (teils anonymisiert) und Trustindex-geprüfte Google-Bewertungen findest Du auf unserer Startseite. Branchenspezifische Referenzen nennen wir gern im Erstgespräch.

Häufige Fragen

Was kostet IT-Betreuung für 50 MA? Ab 59 €/AP/Mo = ca. 2.950 €/Mo all-inclusive.

Übernehmt Ihr unser CAFM (planon / FAMOS / INFOR)? Wir betreuen Hardware + OS + Backup + Schnittstellen. Software-Vertrag bleibt beim Hersteller. Incident-Koordination durch uns.

Wie integrieren wir Smart-Building-Sensorik? IoT-Plattform-Anbindung + Datenaufbereitung Richtung CAFM oder Energie-Dashboard.

Sind wir als FM-Dienstleister NIS2-pflichtig? Direkt selten. Aber wenn Du KRITIS-Liegenschaften betreust → indirekt durch Lieferkettensicherheit des Auftraggebers.

Bekommen wir BAFA-Förderung? Ja - bis 50 % auf Beratungs-Mandate (Bemessungsgrundlage 3.500 €, Zuschuss also max. 1.750 €; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr).

Wie schnell reagiert Ihr, wenn unsere Disposition ausfällt? Reaktionszeit unter 2 Stunden*. Im FM hängt daran mehr als die eigene Arbeitsfähigkeit: Du hast selbst Reaktionszeiten gegenüber Deinen Auftraggebern vereinbart, und die laufen weiter, während Dein System steht. Disposition und CAFM behandeln wir deshalb als kritische Systeme mit dokumentiertem Wiederanlauf.

Unsere Auftraggeber melden Störungen per E-Mail an alle - lässt sich das ordnen? Ja, über ein Self-Service-Portal, in dem der Nutzer die Meldung selbst absetzt und den Status sieht. Das ersetzt die Eskalationsmail durch ein Ticket mit Zeitstempel - und liefert Dir nebenbei die Auswertung, ob Deine vereinbarten Reaktionszeiten eingehalten wurden. Die Anbindung an Dein CAFM richten wir ein, damit keine zweite Insel entsteht.

Im Technikraum und im Keller gibt es kein Netz - wie arbeiten unsere Leute dort mobil? Mit offline-fähigen Apps: Auftrag, Objektdaten und Checkliste liegen auf dem Gerät, die Rückmeldung synchronisiert, sobald wieder Empfang da ist. Wichtig ist, dass Fotos und Unterschriften zwischengespeichert und nicht verworfen werden. Wo dauerhaft in Funklöchern gearbeitet wird, prüfen wir punktuelle Abdeckung statt flächendeckendem WLAN-Ausbau.

Wie bekommen wir die Nachweise zur Betreiberverantwortung prüffest? Über Wartungs- und Prüfpläne im CAFM, deren Durchführung dokumentiert und unveränderbar archiviert wird - mit Termin, Ausführendem und Ergebnis. Entscheidend ist die Wiederauffindbarkeit nach Jahren, denn im Schadensfall zählt der Nachweis und nicht die Erinnerung. Die technische Seite setzen wir um; welche Pflichten für Dein Objekt gelten, ergibt sich aus Deinem Vertrag und den einschlägigen Regelwerken.

Unser Auftraggeber verlangt ISO 27001 - zertifiziert Ihr uns? Nein. Zertifizieren darf ausschließlich eine akkreditierte Zertifizierungsstelle. Wir bauen das Managementsystem auf, setzen die technischen Maßnahmen um und erstellen die Dokumentation für das Audit. Oft reicht dem Auftraggeber am Ende weniger als eine Vollzertifizierung - das klären wir vorher, statt vorsorglich das größte Projekt aufzusetzen.

Wem gehören die Daten der Mieter und Nutzer in den betreuten Objekten? In der Regel verarbeitest Du sie im Auftrag Deines Kunden - das gehört in einen Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Euch, und wir sind wiederum Dein Unterauftragnehmer. Praktisch heißt das: getrennte Mandantenbereiche im CAFM, Zugriff nur für die Objektbetreuung und dokumentierte Löschung, wenn ein Vertrag endet. Diese Struktur setzen wir technisch um.

Zählen unsere Reinigungs- und Servicekräfte ohne eigenen PC beim Preis mit? Nein, abgerechnet wird pro betreutem Arbeitsplatz. Bei 120 Mitarbeitern im Objektbetrieb und 20 Büroarbeitsplätzen zahlst Du für die 20 - ab 59 € pro Arbeitsplatz und Monat. Mobile Geräte im Außendienst laufen als eigene Pauschale je Gerät, weil sie anderen Aufwand verursachen als ein Büroplatz.

Wie binden wir Nachunternehmer ein, ohne ihnen das ganze CAFM zu öffnen? Über eigene Zugänge mit Sicht ausschließlich auf die beauftragten Objekte und Aufträge. Rückmeldungen und Nachweise kommen darüber strukturiert zurück statt per Mail und Foto aufs Handy. Endet die Zusammenarbeit, wird der Zugang deaktiviert - und Du weißt trotzdem noch, wer wann welche Leistung dokumentiert hat.

Was passiert mit den Daten, wenn wir ein Objekt übernehmen oder abgeben? Bei der Übernahme geht es darum, Anlagenstamm, Wartungshistorie und Dokumente überhaupt erst sauber ins CAFM zu bekommen - erfahrungsgemäß kommen sie als lose Sammlung von Dateien und Listen. Bei der Abgabe brauchst Du einen definierten Export für den Nachfolger und eine dokumentierte Löschung bei Dir. Wir richten beides als wiederholbaren Ablauf ein, weil Objektwechsel bei Euch zum Normalfall gehören.

Wie sichern wir Gebäudeleittechnik, Zutritts- und Schließsysteme ab? Diese Systeme gehören in eigene Netzsegmente, getrennt von der Büro-IT und ohne offenen Weg ins Internet. Fernwartungszugänge der Hersteller bekommen feste Zeitfenster, Mehr-Faktor-Anmeldung und Protokollierung, statt dauerhaft offen zu stehen. Das ist der Punkt, an dem Auftraggeber mit KRITIS-Liegenschaften am genauesten hinschauen.

Erstberatung

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Georgij Boguslawskij - Geschäftsführer Seraph IT

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* Reaktionszeit innerhalb der vereinbarten Geschäftszeiten, außerhalb unter 4 Stunden.