Automatisierung für Immobilienverwalter - mehr Objekte, weniger Papierkram

Nein. In der Regel automatisieren und verbinden wir Deine vorhandene Software. Wo eine Schnittstelle fehlt, bauen wir sie. Wo ein System fehlt, helfen wir neutral bei der Auswahl.

Ja. Automatisiert wird die Routine (Erfassung, Zuordnung, Standardauskunft). Wo es persönlich sein muss, landet der Vorgang bei einem Menschen - mit Kontext, nicht bei null.

Ja. Wir hosten DSGVO-konform in der EU oder on-premise und legen Aufbewahrung und Zugriffsrechte gemeinsam fest.

Der Beratungs- und Einführungsanteil ist häufig BAFA-förderfähig (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr). Den Antrag übernehmen wir.

Es läuft im Prozessautomatisierungs-Abo zum Festpreis: 2.000 EUR bei unter 10 Büromitarbeitern, 3.500 EUR bei unter 25, ab 25 kalkulieren wir individuell. Der Preis hängt an der Größe Deines Teams, nicht an der Zahl der Einheiten oder Vorgänge - wer viele Objekte mit wenig Personal betreut, fährt damit besonders gut.

Erfassung und Zuordnung von Mieteranfragen sind meist in wenigen Wochen produktiv, weil die Muster dort sehr klar sind. Belegerfassung und die Anbindung an Deine Verwaltungssoftware dauern länger und hängen an den vorhandenen Schnittstellen. Wir schalten Baustein für Baustein scharf, statt auf einen großen Stichtag hinzuarbeiten.

Es geht weniger um die Zahl der Einheiten als um die Wiederholung: Sobald dieselben Vorgänge täglich mehrfach auflaufen und Dein Team hauptsächlich zuordnet und nachhält, lohnt es sich. Bei einer kleinen Zahl Objekte, die eine Person nebenbei betreut, raten wir ab. Wir schauen uns Dein tatsächliches Vorgangsvolumen im Erstgespräch an, bevor irgendetwas gebucht wird.

Über den Weg, den Du heute schon nutzt: als PDF im Postfach, aus einem Lieferantenportal oder eingescannt aus der Papierpost. Die Erkennung liest Betrag, Datum, Lieferant und Objektbezug aus und ordnet den Beleg dem richtigen Objekt und der richtigen Kostenart zu. Das Ablegen und Abtippen entfällt, die Prüfung bleibt bei Dir.

Bei wiederkehrenden Lieferanten mit gleichbleibendem Layout ist sie sehr zuverlässig, bei handschriftlichen oder schlecht gescannten Belegen nicht. Deshalb bauen wir keine stille Automatik: Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste, statt falsch verbucht im System zu verschwinden. Jede Korrektur Deines Teams verbessert die Erkennung für den nächsten Beleg desselben Lieferanten.

Nein, wir automatisieren die Vorarbeit und nicht die Abrechnung selbst. Belege sind erfasst, zugeordnet und auf Vollständigkeit geprüft, wenn Du mit der Abrechnung startest, statt dass die Zuordnung erst im Abrechnungslauf passiert. Die kaufmännische und rechtliche Verantwortung für die Abrechnung bleibt bei Dir.

Ja, die Bausteine sind dieselben, die Abläufe unterscheiden sich. In der WEG-Verwaltung liegt der Schwerpunkt eher bei Beschlussumsetzung, Beiratskommunikation, Instandhaltungsrücklage und Versammlungsvorbereitung, in der Mietverwaltung bei Mieteranfragen und Nebenkosten. Wir nehmen auf, was bei Dir tatsächlich anfällt, und automatisieren entlang davon.

Über dieselben wie bisher - Mail, Telefon, Formular - sie laufen nur zentral zusammen. Eingehende Mails werden klassifiziert und zugeordnet, Anrufe kann ein KI-Assistent aufnehmen und als strukturierte Notiz weiterreichen. Für Mieter ändert sich nichts, außer dass sie schneller eine Rückmeldung bekommen.

Die Automatik erkennt dringende Meldungen wie Wasserschaden, Heizungsausfall oder Stromausfall an ihren Merkmalen und eskaliert sofort auf den hinterlegten Weg - Bereitschaftshandy, Notdienst oder Rufkette - statt sie bis zum nächsten Morgen liegen zu lassen. Zur Klarstellung: Wir bauen die Eskalation, wir sind nicht selbst Dein Notdienst. Wer nachts rausfährt, legst Du fest.

Nein. Einrichtung, Anbindung, Betrieb und Wartung liegen bei uns und sind im Festpreis enthalten. Wenn im Alltag etwas klemmt, meldet es Dein Team direkt bei uns - unsere Reaktionszeit liegt unter zwei Stunden. Was wir von Dir brauchen, ist jemand, der die Verwaltungsabläufe fachlich kennt.

Änderungen sind im Abo enthalten: neues Objekt, neue Kostenart, anderer Freigabeweg. Das Abo ist monatlich kündbar, und die Automatisierungen gehören Dir samt Dokumentation. Mieter-, Objekt- und Belegdaten liegen in Deiner Verwaltungssoftware und Deinem Archiv, nicht in einer Blackbox bei uns.