E-Mail-Automatisierung - Triage statt Postfach-Chaos

Standardmäßig nein. Die KI bereitet Entwürfe vor, ein Mensch prüft und sendet. Vollautomatisches Senden richten wir nur für klar abgegrenzte, unkritische Fälle ein - mit Deiner ausdrücklichen Freigabe.

Nicht mit unserem Setup. Wir arbeiten DSGVO-konform mit EU-Hosting oder on-premise. Was verarbeitet und wie lange gespeichert wird, legen wir gemeinsam fest.

In der Regel ja - Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Mailserver. Wir binden die Automatisierung an, ohne dass Du das Postfach wechseln musst.

Dann korrigiert Dein Team, und die Regeln lernen dazu. Deshalb starten wir mit Mensch-im-Loop: Erst wenn die Zuordnung sitzt, läuft mehr automatisch.

Sie läuft im Prozessautomatisierungs-Abo zum monatlichen Festpreis: 2.000 EUR bei unter 10 Büromitarbeitern, 3.500 EUR bei unter 25, ab 25 kalkulieren wir individuell. Es gibt keinen Aufpreis pro Postfach oder pro verarbeiteter Mail. Im selben Abo kannst Du beliebig viele weitere Prozesse einreichen, nicht nur die E-Mail-Triage.

Eine erste Klassifizierung für ein klar umrissenes Postfach steht meist in wenigen Tagen. Danach folgt eine Phase, in der Dein Team jede Zuordnung prüft und korrigiert - je nach Mail-Aufkommen ein paar Wochen, bis die Erkennung sitzt. Erst dann drehen wir den Automatikgrad hoch.

Der Hebel entsteht nicht durch die Menge allein, sondern durch die Sortierarbeit: Wenn mehrere Leute dasselbe Sammelpostfach durchsehen und Mails weiterleiten, lohnt es sich fast immer. Bekommt ein Postfach nur ein paar Mails am Tag, die eine Person nebenbei erledigt, raten wir ab - dann steht der Aufwand nicht im Verhältnis. Das klären wir vorher im Erstgespräch, nicht nach der Buchung.

Wenig. Ihr arbeitet weiter im gewohnten Mailprogramm, die Nachrichten liegen nur schon sortiert am richtigen Ort, teils mit fertigem Entwurf. Neu ist vor allem, dass Dein Team am Anfang Fehlzuordnungen korrigiert, damit die Erkennung besser wird.

Nein. Einrichtung, Anbindung und laufender Betrieb liegen bei uns und sind im Festpreis enthalten. Auf Deiner Seite braucht es eine Person, die fachlich sagen kann, welches Anliegen zu wem gehört - das ist Fachwissen, keine IT-Aufgabe.

Die reichen wir in die Dokumenten-Automatisierung weiter: Der Anhang wird erkannt, ausgelesen und abgelegt, statt im Postfach zu versauern. So wird aus der Mail ein Beleg im richtigen System und nicht nur eine erledigte Nachricht.

Für Funktionspostfächer wie info@ oder service@ ist das der Normalfall. Persönliche Postfächer von Mitarbeitenden fassen wir nicht an, solange das nicht sauber geregelt ist - dort hängt viel an Mitbestimmung und interner Vereinbarung. Wir setzen technisch um und dokumentieren, was verarbeitet wird; die arbeitsrechtliche Bewertung gehört zu Deinem Betriebsrat oder Anwalt.

Dann passen wir die Regeln an, und das kostet nichts extra. Neue Abteilung, neues Anliegen, anderer Ansprechpartner: Du meldest es, wir ziehen nach. Genau dafür ist das Abo gedacht statt eines abgeschlossenen Projekts.

Dir. Klassifizierungslogik, Regeln und Schnittstellen bekommst Du samt Dokumentation - kein Vendor-Lock-in, keine Geiselhaft bei den Zugängen. Die Postfächer und Daten liegen ohnehin die ganze Zeit bei Dir.

Das Abo ist monatlich kündbar. Deine Postfächer laufen normal weiter, weil die Automatisierung daneben hängt und sie nicht ersetzt. Du bekommst Konfiguration und Dokumentation, damit Dein Team oder ein anderer Dienstleister weitermachen kann.

Der Beratungs- und Analyseanteil ist häufig BAFA-förderfähig (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr), den Antrag übernehmen wir. Der laufende Betrieb läuft danach als transparenter Festpreis im Abo weiter.