KI-Anrufbeantworter - kein Anruf geht mehr verloren

Nein. Moderne Sprach-KI klingt natürlich und antwortet situativ. Der Anrufer merkt, dass es ein Assistent ist, wird aber freundlich und verständlich durch das Gespräch geführt - kein starres Tastenmenü.

Nicht mit unserem Setup. Wir hosten DSGVO-konform in der EU oder on-premise. Was mit den Gesprächsdaten passiert und wie lange sie gespeichert werden, legen wir gemeinsam fest.

Nein - es entlastet es. Routine (Rückrufwünsche, Standardfragen, Terminwünsche) fängt der Assistent ab, Dein Team kümmert sich um die Fälle, die einen Menschen brauchen - mit sauberer Vorabnotiz.

Ja. Er kann Anliegen direkt ins CRM, in Dein Ticketsystem oder als Terminwunsch weiterreichen - je nachdem, was Du an Systemen nutzt und wie tief wir integrieren.

Deutlich besser als klassische Spracherkennung, aber nicht perfekt. Starker Dialekt, laute Umgebung oder eine schlechte Mobilfunkverbindung bleiben schwierig - das sagen wir vorher, statt es zu beschönigen. Deine Fachbegriffe, Produktnamen und Ansprechpartner hinterlegen wir gezielt, damit sie sicher erkannt werden; auch mehrsprachige Annahme ist möglich, wenn bei Dir international angerufen wird.

Er fragt nach, und wenn es dann immer noch nicht klar ist, nimmt er Name, Rückrufnummer und den Wortlaut auf und reicht den Fall an einen Menschen weiter. Er rät nicht und erfindet nichts dazu. Genau diese Gespräche hören wir uns in der Anfangszeit an und schärfen die Erkennung nach.

Ja. Je nach Anliegen und Uhrzeit stellt er durch, statt nur zu notieren - etwa bei Bestandskunden, dringenden Fällen oder einer bestimmten Abteilung. Nimmt niemand ab, fällt er auf die Notiz zurück, damit der Anrufer nicht in einer Warteschleife hängen bleibt. Welche Anliegen durchgestellt werden und welche nicht, legst Du fest.

Ja, das ist einer der wichtigsten Punkte in der Gesprächslogik. Wir definieren gemeinsam, was bei Dir dringend heißt - Störung, Ausfall, Schaden, Termin am selben Tag - und der Assistent markiert und eskaliert entsprechend: per Sofortbenachrichtigung, Priorität im Ticket oder direktem Durchstellen. Alles andere läuft als normale Notiz den gewohnten Weg.

Anrufer werden zu Beginn darauf hingewiesen, dass ein Assistent das Gespräch aufnimmt und verarbeitet - das gehört dazu und ist nicht verhandelbar. Ob nur das Transkript oder auch die Audiodatei gespeichert wird und wie lange, legen wir gemeinsam fest; oft reicht das Transkript, und die Aufnahme wird direkt verworfen. Verarbeitet wird DSGVO-konform in der EU oder on-premise, und was gespeichert wird, dokumentieren wir als Grundlage für Dein Verarbeitungsverzeichnis.

In der Regel ja. Bei modernen IP- und Cloud-Anlagen binden wir ihn als eigenes Ziel ein, auf das Du gezielt umleitest: bei Nichterreichen, außerhalb der Geschäftszeiten oder für eine bestimmte Durchwahl. Deine Rufnummern bleiben, wie sie sind. Bei sehr alten Anlagen ohne IP-Anbindung wird es aufwendig, und das sagen wir Dir im Erstgespräch statt hinterher.

Das entscheidest Du. Üblich ist der Einsatz als Auffangnetz: Erst klingelt es bei Euch, nach einigen Sekunden oder außerhalb der Geschäftszeiten übernimmt der Assistent. Er kann aber auch grundsätzlich zuerst annehmen und nur bestimmte Anliegen durchstellen - sinnvoll, wenn viel Routine anruft und Dein Team dadurch ständig unterbrochen wird.

Er läuft im Prozessautomatisierungs-Abo zum monatlichen Festpreis: 2.000 EUR bei unter 10 Büromitarbeitern, 3.500 EUR bei unter 25, ab 25 kalkulieren wir individuell. Es gibt keinen Preis pro Anruf und keinen pro Gesprächsminute. Im selben Abo kannst Du weitere Prozesse einreichen - das Telefon ist selten die einzige Stelle, an der Routine hängen bleibt.

Ein erster Assistent für klar umrissene Anliegen steht meist in wenigen Wochen: Gesprächslogik bauen, an Telefonanlage und Zielsysteme anbinden, im Testbetrieb prüfen. Danach hören wir in echte Protokolle rein und schärfen nach. Diese Phase ist wichtiger als der Aufbau selbst, weil sich erst dort zeigt, wie Deine Anrufer tatsächlich sprechen.

Dann greift der Rückfallweg, den wir vorher festlegen - in der Regel die klassische Mailbox oder eine Weiterleitung, damit niemand ins Leere läuft. Betrieb und Überwachung sind im Festpreis enthalten, bei Störungen liegt unsere Reaktionszeit unter zwei Stunden. Eigenes IT-Personal brauchst Du dafür nicht.

Der Beratungs- und Analyseanteil ist häufig BAFA-förderfähig (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr), den Antrag übernehmen wir. Gefördert wird die Beratung rund um Prozess und Einführung, nicht der laufende Betrieb - der läuft transparent im Abo.