Für Hotels und Restaurants 10-150 MA · PMS · Gäste-WLAN · KassenSichV · DSGVO
Das PMS zickt, das Gäste-WLAN fällt aus und die Finanzamt-Anbindung der Kasse ist unklar. Wir stabilisieren alles - damit Dein Team sich um Gäste kümmert, nicht um IT.
Protel · Opera · apaleo · MEWS · KassenSichV/TSE · DSGVO · PCI-DSS
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Erkennst Du Deinen Hotel- und Gastro-Alltag wieder?
- PMS (Protel, Opera, Sihot, apaleo, MEWS) zickt - niemand kümmert sich
- Gäste-WLAN ist eine Sicherheitslücke und ein Bewertungsrisiko bei Ausfall
- Restaurant-Kassen und KassenSichV / TSE - funktioniert die Finanzamt-Anbindung wirklich?
- Verteilte Standorte (Rezeption, Küche, Hauswirtschaft, Bar) brauchen einheitliches WLAN + Telefonie + Druckanbindung
- DSGVO-Auskunftspflicht bei Gäste-Anfragen - niemand kann die Daten ausliefern
- Buchungsportale (Booking.com, HRS, Expedia) laufen parallel, niemand zentralisiert die Daten
Was wir für Hotels und Restaurants machen
PMS-Betrieb + Stabilisierung
Wir betreuen Server-Hardware + OS + Backup + Schnittstellen für Dein PMS. Die PMS-Software bleibt bei Deinem Hersteller-Vertrag - wir koordinieren Incidents direkt mit Protel, Opera, apaleo. Du redest mit uns, nicht zweimal.
Gäste-WLAN - sicher und zuverlässig
Komplett separat vom Mitarbeiter-WLAN. Captive Portal + DSGVO-konforme Login-Dokumentation. Bandbreite-Quota pro Gerät - kein Crypto-Mining durch Gäste. Kein WLAN-Ausfall = keine 1-Stern-Bewertung wegen „schlechtem Internet”.
KassenSichV + TSE - Finanzamt-fest
Status-Check der TSE-Konfiguration + DSFinV-K-Export-Test. Wenn nötig: TSE-Tausch + Re-Konfiguration. KassenSichV-Compliance ist Pflicht - wir stellen sicher, dass Deine Kasse audit-fest ist.
Verteilte Standorte + Multi-Haus
Site-to-Site-VPN + zentrales Backup + Multi-Site-Helpdesk. Für Hotel-Gruppen mit mehreren Häusern oder Hotels mit Restaurant + Veranstaltungsbereich.
DSGVO - Gäste-Daten sicher
Gäste-Daten, Pre-Stay-E-Mail-Marketing, Loyalty-Programme - alles unter DSGVO-Pflicht. Wir machen den AVV und das Setup wasserdicht.
Compliance für Hotellerie und Gastro
DSGVO + AVV - Gäste-Daten + Pre-Stay-Email-Marketing + Loyalty-Programme. Pflicht.
PCI-DSS - sobald eigene POS-Terminals für Zahlkarten-Akzeptanz: PCI-Compliance ist Vertragsbedingung der Acquirer.
KassenSichV / DSFinV-K - Restaurant-Kassen + TSE-Pflicht. Finanzamt-Audit-fest.
NIS2 - i.d.R. nicht direkt pflichtig (außer Kette ≥250 MA), aber durch Buchungsplattformen + Zahlungsdienstleister möglich.
Referenz-Cases
Echte, freigegebene Kundenprojekte (teils anonymisiert) und Trustindex-geprüfte Google-Bewertungen findest Du auf unserer Startseite. Branchenspezifische Referenzen nennen wir gern im Erstgespräch.
Häufige Fragen
Was kostet IT-Betreuung für ein 40-MA-Hotel? Ab 59 €/Arbeitsplatz/Monat - bei 40 MA ca. 2.360 €/Mo all-inclusive. Gäste-WLAN + PMS-Stabilisierung als Pauschal-Add-on.
Übernehmt Ihr unser PMS (Protel / Opera / apaleo)? Wir betreuen Server + OS + Backup + Schnittstellen. PMS-Software bleibt bei Deinem Hersteller-Vertrag. Wir koordinieren Incidents direkt mit dem PMS-Hersteller.
Kann das Gäste-WLAN ohne Sicherheitsloch laufen? Ja - komplett separat vom Mitarbeiter-WLAN, mit Captive Portal + DSGVO-konformer Login-Doku. Bandbreite-Quota pro Gerät.
Ist unsere Kasse KassenSichV-konform? Wir machen einen Status-Check der TSE-Konfiguration + DSFinV-K-Export-Test. Wenn nötig: TSE-Tausch + Re-Konfiguration.
Wir haben verteilte Häuser (3 Standorte) - geht das? Ja - Site-to-Site-VPN + zentrales Backup + Multi-Site-Helpdesk. Vor-Ort-Service durch Partnerschaften.
Bekommen wir BAFA-Förderung? Ja - bis 50 % auf Beratungs-Mandate (Bemessungsgrundlage 3.500 €, Zuschuss also max. 1.750 €; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr).
Wie schnell seid Ihr da, wenn an der Rezeption nichts mehr geht? Reaktionszeit unter 2 Stunden*, im Störungsfall priorisiert. Rezeption und Kasse behandeln wir als kritische Systeme - dort steht der Betrieb sofort still, anders als in einem Büro.
Betreut Ihr auch die Kassensysteme im Restaurant? Ja, technisch: Hardware, Betriebssystem, Netzwerkanbindung, TSE und Backup. Der Kassensoftware-Vertrag bleibt bei Deinem Anbieter, wir koordinieren Störungen direkt mit ihm.
Müssen wir PCI-DSS erfüllen? Sobald Ihr Kartenzahlungen über eigene Terminals annehmt, ist PCI-Compliance Vertragsbedingung Eures Acquirers. Wir setzen die technischen Anforderungen um - Netztrennung, Härtung, Protokollierung - und dokumentieren sie prüffest.
Wie erfüllen wir eine DSGVO-Auskunft zu Gästedaten? Wir sorgen dafür, dass die Daten auffindbar und exportierbar sind: klare Ablage, dokumentierte Systeme, AVV mit allen Dienstleistern. Dann ist eine Auskunft eine Aufgabe von Stunden, nicht von Tagen.
Was passiert bei Ransomware im laufenden Betrieb? Deswegen sichern wir mit unveränderbaren Backups, an die auch ein Angreifer mit Adminrechten nicht herankommt, und testen die Wiederherstellung regelmäßig. Im Ernstfall zählt, wie schnell das PMS wieder läuft - nicht, wie gut das Backup auf dem Papier aussieht.
Wie läuft die Anbindung an Booking.com und den Channel-Manager? Die Schnittstellen laufen über Dein PMS beziehungsweise den Channel-Manager. Wir sorgen für die stabile technische Basis - Netz, Zertifikate, Erreichbarkeit - und klären Störungen mit dem jeweiligen Anbieter.
Was ist mit Telefonie und Zimmertelefonen? Moderne Cloud-Telefonie lässt sich mit der Hotelanlage koppeln. Was sinnvoll ist, hängt vom Bestand ab - wir schauen uns an, was bleibt und was sich lohnt zu ersetzen, statt pauschal alles zu tauschen.
Fallen wir unter NIS2? In der Regel nicht direkt - Hotellerie und Gastronomie gehören nicht zu den in NIS2 gelisteten Sektoren. Betroffen sein kannst Du indirekt über Ketten ab 250 Mitarbeitern oder als Zulieferer. Wir prüfen das im Erstgespräch, statt Dir vorsorglich etwas zu verkaufen.
Können wir unsere vorhandene Hardware weiternutzen? Meistens ja. Wir nehmen den Bestand auf und tauschen nur, was wirklich am Ende ist oder ein Sicherheitsrisiko darstellt. Access Points im Gästebereich sind erfahrungsgemäß der häufigste sinnvolle Austausch.
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Georgij Boguslawskij - Geschäftsführer Seraph IT
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Services: Managed Workplace · DSGVO Förderung: BAFA
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